¿Qué es un CANAL DE DENUNCIAS?

Mal llamado “canal de denuncias”, “buzón de denuncias”, “formulario de denuncias”…, su nombre técnico, en base a la ley que aprueba su implantación (Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las

personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción), es, CANAL DEL INFORMANTE o SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN.

El CANAL, es un sistema de contacto, para informar de forma NOMINATIVA o ANÓNIMA infracciones en las que pudiera incurrir la entidad que lo tiene implantado.

«EL CANAL DEBE ASEGURAR QUE SE PUEDA INFORMAR DE FORMA ANÓNIMA»

1. Obligados a Implantarlo

Tienen obligación de implantarlo, todas las Administraciones Públicas, Partidos Políticos, Colegios Profesionales, Asociaciones Colectivas, empresas que tengan implantados Planes de Igualdad, sujetos obligados en la Prevención del Blanqueo de Capitales, Entidades Educativas y/o Deportivas con presencia de menores, entidades que opten a concursos públicos, todas las entidades que tengan programas de cumplimiento normativo, entidades de más de 50 trabajadores…, el rango entidades con obligación es tan extenso, que son una gran mayoría de compañías están obligadas.

2. Términos

La persona que registra un hecho (mal llamada denuncia), se conoce como “informante” y el contenido de esta se conoce como “hecho informado”.

Pueden informar de “hechos”, trabajadores, extrabajadores, proveedores, clientes…cualquiera que tenga conocimiento de un hecho grave o infracción. NO SE TRATA DE UN CANAL DE ATENCIÓN AL CLIENTE, su uso es exclusivo para informar de hechos graves o delitos, en base a un incumplimiento normativo o infracción.

El “informante” puede ser identificado, siempre y cuando él así lo quiera, pudiendo registrar su NOMBRE y APELLIDOS y un medio de contacto (email, teléfono etc.), siendo por tanto el “hecho informado” NOMINATIVO (se conoce al informante/informador).

EL CANAL DEL INFORMANTE NO ES UN SISTEMA DE COMUNICACIÓN Y ATENCIÓN AL CLIENTE, para ello las compañías destinan otros sistemas de comunicación, como un número de teléfono o correo email

La parte más importante de la Ley, que aprueba su implantación, es que este CANAL o SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN, debe permitir el COMPLETO ANONIMATO de la persona que informa de un hecho, esto que significa, que no se puede registrar ningún dato que identifique de forma inequívoca y única a la persona que informa, es decir, no puede quedar registrado cuando el informante desee su anonimato, ni su IP o GEOIP, ni su NOMBRE y APELLIDOS, correo electrónico etc.

Es por este motivo que aquellas entidades que tengan implantado el CANAL como un “buzón de denuncias” como una cuenta de correo email, ESTE SISTEMA NO CUMPLE CON LA LEY, puesto que, como Perito Forense Informático que soy, pueden analizarse las cabeceras de los emails recibidos y por tanto analizar la procedencia del correo y por ende el emisor.

AQUELLAS COMPAÑÍAS QUE

TENGAN COMO CANAL/BUZÓN DE DENUNCIAS/CANAL DEL INFORMANTE UNA CUENTA EMAIL, NO CUMPLEN CON LA LEY

3. ¿Qué hechos se pueden informar en este CANAL?

Se puede informar de incumplimientos normativos, como por ejemplo, incumplimiento del Código Ético, corruptelas dentro de una organización, acoso sexual, moving laboral, malas praxis, brechas de seguridad, blanqueo de capitales…

4. ¿Cómo se gestionan los “hechos informados”?

Las entidades deben formar un comité para gestionar los “hechos informados” que hayan recibido. Estos hechos serán estudiados, caso por caso y podrán ser inadmitidos cuando:

1. Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.

2. Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de esta ley.

3. Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito.

4. Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.

La inadmisión se comunicará al informante dentro de los cinco días hábiles siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones

5. Gestor del Canal OIKE

Para facilitar la gestión de los “hechos informados”, nuestro CANAL del INFORMANTE OIKE, facilita a nuestros clientes un PANEL DE CONTROL, desde el que nuestros clientes de forma independiente, y solo para sus expedientes, puede gestionar, controlar y comunicar al informante ANÓNIMO o NOMINATIVO las gestiones que se estén realizando sobre su expediente.

OIKE CANAL DEL INFORMANTE facilita al cliente un PANEL DE GESTIÓN FÁCIL e INTUITIVO

NO SOLO se trata de un simple formulario web, en el que informar de hechos, se trata de facilitar a nuestros clientes una plataforma o SII para gestionar todos los hechos que le sean notificados. Esta es una diferencia de nuestro CANAL OIKE con otros canales de otros proveedores.

Es muy importante que quede registrada toda la trazabilidad de las gestiones y expedientes, con el fin que quede exista “prueba” escrita y documentada para proteger los intereses del cliente, y no se pueda argumentar cualquier tipo de dejadez e interés por parte del “denunciado” (entidad).

OIKE CANAL DEL INFORMANTE PERMITE LA TRAZABILIDAD y GESTIÓN DOCUMENTAL de LOS EXPEDIENTES

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